以前和香港使馆的联络，主要是靠信函和传真，一封信、一个传真发完，剩下的就是焦躁的等待，使馆有没有收到？会不会答复？回信是不是丢了？一堆问号在心里。而且因为没有得到确认，可能接二连三地发传真，发得自己心里都发毛，VO会不会反感啊？
好在最近开通了邮件查询，大大提高了工作效率。一个邮件过去，马上就可以得到自动答复，确认邮件已收到，而且一般一个星期之内会给你正式答复。避免了大家反复发传真，也大大提高了信息传递的速度。
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If you would like to send an email enquiry to the Immigration Section, please include:
Who are you (Applicant; Authorised Representative; Designated Individual, Canadian MP)
The subject of your message
Full Name (SURNAME, Given names)
Date of Birth (dd/mm/yyyy)
Enquiry Type (General; Family Class Immigration; Business Immigration; Skilled Worker Immigration; Visitor; Student; Worker; Refugee)
File Number in our office (if you have) - A letter follow by 9 digit
FOSS Number in our office (if you have) - 8 digit
NOTE: We will respond only to enquiries sent in either English or French.
Immigration Enquiries:
hkong-im-enquiry@international.gc.ca
使馆网站的要求已经很具体，按照他们要求的格式发邮件能让VO们更加有效的工作，从而从整体提高每个CASE的平均处理时间。试想一下，如果VO每天都要停下手头的工作，应付大量的信件和邮件查询，正常审理速度快得起来吗？
和使馆的联系函可以当成商务信函看待，那么遵守商务信函的“9C”要求则可以促进更有效的沟通：
1．Clarity：清晰，这一点一定体现在你的邮件标题中，用最少的单词把你的主要内容体现出来，比如生小孩，邮件标题可以是“BIRTH INFORMATION”，没收到再审理信可以写“NO RESUMPTION LETTER”等等，让收件人一目了然。在标题后面用括号标明自己的FN号是个好办法，方便处理邮件的人直接转给相关的VO。在邮件正文，首先在最上部标明自己的姓名（注意格式Full Name (SURNAME, Given names)，大写姓，小写名。），档案号，出生日期，类别等。
2．Conciseness 简明扼要，说清楚即可，千万不要说得太多，让人不知所云。记住，看你EMAIL的人想用最短的时间知道你的意思。
3．Correctness 语法句试要正确，避免使用太长的复句和容易产生歧义的单词。
4．Courtesy 尊重别人，就是尊重自己，注意用委婉的语气表达自己急切的心情。
5．Considerateness 一般都是着急了才主动和使馆联系，但是也要替人着想，如果在正常的时间范围内，比如50天之内没有收到FN，2个月没收到再审信，半年之内没有ME，都没有必要太着急。而且，在给使馆足够的反应时间以前，不要连续去催。但是如果超过正常的处理时间，该催就要催，有时候体检表在路上丢了，你还在老老实实地等！
6．Coherence 组织你的思路，条理清晰，正确地使用段落。
7．Concreteness 言之有物，没必要长篇累牍地去描述你等得如何的焦躁不安，只用写事实，比如补料很久没有得到反馈，是不是邮件丢失了。
8．Completeness 完整地表达你的意图，把问题整理好，一次提出来，一二三点列清楚。
9．Consistency 语法和思路都要前后一致，不要前面“I”，后面“WE”，或者前后说的理由不一致。
简而言之，给你的邮件取个好标题，把要求的信息列在醒目的位置，简明扼要、清晰地表达你的意思，不发没有必要的邮件，帮助使馆提高工作效率，对VO、对大家都好。
谢谢！
