开个贴说bookkeeping，很多小业主关心的

[小雷音]

发现很多小公司老板或老板的家人自己做账的，但90%的情况下他们做的基本没有用，80%的情况下他们做的完全没有用。所以想弄一系列的webinar，又一直懒没有开始。bookkeeping是不挣钱的部分，不是我想要的业务，但是客户自己做不好后面的也没法进行。为此推掉很多很多客户（当你告诉他们花了无数时间做的账没用），所以觉得有必要做些知识方面的普及。以挤牙膏的方式进行，因为时间有限。

 

[glenogre1]

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[小雷音]

首先bookeeping不等于data entry，很多人以为我只要按invoice或收据内容记下来，将堆积成山的小票记下来就可以省会计的时间。it depends，如果你懂会计和税务的话，肯定没问题；如果不懂的话，你在浪费时间, 会计(这里只指cpa firm) 听说你自己做的，立刻一个red flag就先竖起来了。下面慢慢谈为什么。

 

[小雷音]

打个不算太合适的比方，就象盖房子。如果不进行设计和严格计算，你就开始一砖一wa地往上盖了，而且外形上还很整齐漂亮，可是能用吗？不能说完全不可能，但可用的概率很小。很多客户买了软件来记，导出来整齐漂亮几千个 entry，但是我们看了往往会告诉没有用。你还不如不做，至少材料 完好可以安排。几千个entry有一半错的，一个个点开修改是不可能的。如果你用online的软件就更麻烦，往往要将整个账户关闭，重新开一个账户开始。

 

[小雷音]

那么，计划从哪里开始？我比较性急，直接给答案，是为目的和产品服务的。bookkeeping的目的不是我有做bookkeeping，每个收据都记了，不是的，不是的，不是的。重要的事情说三遍。Bookkeeping的目的是生成报表(首先要生成 trial balance在平衡的基础上）和报税。对于一般的small business来说，生成报表和报税大概就是全部需求的。至于你平时管理用，虽然也可以有很大用处，但小业主往往没有时间及时更新，所以对于管理用处受到限制，往往会用他们自己的方法来管理。比方应收应付款，虽然账乱七八糟看不出来，但相信100%的老板比你清楚100倍。所以这里，管理需要暂不考虑，这个是不需要一定通过会计的方式来解决的，财务管理不等于需要会计。说到会计，一定是会计语言，一定是double entry思维方式。

 

[wgwt]

发现很多小公司老板或老板的家人自己做账的，但90%的情况下他们做的基本没有用，80%的情况下他们做的完全没有用。所以想弄一系列的webinar，又一直懒没有开始。bookkeeping是不挣钱的部分，不是我想要的业务，但是客户自己做不好后面的也没法进行。为此推掉很多很多客户（当你告诉他们花了无数时间做的账没用），所以觉得有必要做些知识方面的普及。以挤牙膏的方式进行，因为时间有限。

位置不一样，感觉不一样，我的公司找的会计是600（雷会计的业务部分）+1200（bookkeeping部分）后来给我100的优惠，做了两年会计部分出了几次错误，感觉非常不好，就不再合作了，结果做bookkeeping的人异常生气（朋友认识她，然后和这个会计事务所合作的）实际她挣1100是很容易的，就是出差贴小票的水平。

 

[木姜子]

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[shw019]

有料
进来听讲座

 

[小雷音]

最主要的问题，很多人弄出很多很多张excel表，而这些表跟我自己看receipt没有什么两样。如果你记下来不能生成报表，又为什么要记呢？用软件的也是一样，看到小票就记，不考虑double entry的另一方是否正确，不考虑税是否正确，不考虑这是否是应该claim的项目，科目是否对，只管很象样的输入vendor，输入数字，输入日期。这样比我重新用收据再做还慢，至少我不用一个个点开修改。结果是银行的跟银行对不上，跟税局的对不上，创造性使用不存在的科目。很难去说服客户不是谁都可以做bookkeeping的

 

[小雷音]

这里将bookkeeping分两种，（我的分类，教材里不会有的）。一种是相对real time的，比方你收到invoice，enter进去bill，然后到付款日时pay bill这种就是属于这种。另一种是back work bookkeeping，小公司和我们事务所做的基本都是这一种，事情都完了，收到的单，付的单，钱都出去很久了，拿一包东西来整理入账做报表和报税用的。这里我们讨论就是后一种。很多人做的就是用前一种的思维（尤其在学校学了一点会计课的）来达到后一种的目的，结果大部分时间是浪费的。

 

[小雷音]

以上讨论了目的，接下来讨论具体操作方式。这个时候忘了你所有学校学的会计的东西，完全只用数学的思维方式。不要想借方和贷方，只想着正数和负数就行。不要想平衡，只要想着所有数字相加等于零才会形成平衡。这样，对的，如果你的规模很小，不需要用会计软件，你才知道如何用excel来做，而且不是作为一张只是会计算的表，到处乱填，而是作为一个data base，输入的目的是能输出你想要的结果。

 

[小雷音]

原则1：使用尽可能少的sheet，每多一个就等于多一个 data base，互相如果需要共享却不能直接自动访问就等于不仅多做无用功，而且增加出错的可能。一个人的姓名，你输在一个表，哪怕是输错一个字母也不要紧，因为不会变，不会被人识别错。但如果你输在两个不同的表，就会增加出错可能，输入可能略有不同，value就完全不同。而且即使输对，程序或公式访问也可能会出错。也就是用data base 的思维方式，不要只考虑计算功能。精简是最大的美德。

 

[小雷音]

原则2： 用尽可能少的栏。每次给客户设计好表格，告诉除了note 栏可以灵活写，其他都必须在规定的表格内用规定的value填写。比方supplies，你不要自作聪明写上 supplies-for what, 或只是加一个空格。for what只能写在摘要栏。加了任何东西就是在增加无用的程度。
客户以为自己这样更细，但事实上是以为这样做出来是为了会计重新再做一次的，用眼睛去看的。如果你做的每个都要人用眼睛再去看，这就说明做法是错的，这比会计重新全做花的时间更多。
也就是说，在单元格的level，你还是要用data base的思维，而不是只当成一张表。

 

[小雷音]

原则3， 不能reconcile的data entry是无效的。这种也很常见，跟银行不致，跟政府一致。

 

[sofia]

位置不一样，感觉不一样，我的公司找的会计是600（雷会计的业务部分）+1200（bookkeeping部分）后来给我100的优惠，做了两年会计部分出了几次错误，感觉非常不好，就不再合作了，结果做bookkeeping的人异常生气（朋友认识她，然后和这个会计事务所合作的）实际她挣1100是很容易的，就是出差贴小票的水平。

你们那里很便宜了
我的会计1800
bookkeeper 3200
就是你怎么知道出错的呢？
我表示看不懂他们的工作了

 

[wgwt]

你们那里很便宜了
我的会计1800
bookkeeper 3200
就是你怎么知道出错的呢？
我表示看不懂他们的工作了

有些基本的东西都搞错，加减法都算错，太不上心，所有的报表在提交之前我都要求review，有些基本的数字加加减减还是明白的，但就是这些都搞错，真怕在复杂的报税搞错，感觉1700就是1，2天的事，把发票贴的整整齐齐，数字就是一堆浆糊，然后会计把东西往软件里一输，就齐活。

 

[小雷音]

原则4，按照statement的顺序记。所有会计师事务所的人都会明白，这是最省时间的方式。因为这样省去reconcile的麻烦，还可以直接从银行下载csv格式，也就是说你基本只做会计的部分， data entry的部分其实很小的。但这对于付款方式混乱，一个单据分不同方式多次部分支付的，还有大量使用个人信用卡或现金的就很难。所以一个主要建议是: 对于同一个vendor，坚持只用一种方式支付。用银行支付的永远用银行，用信用卡的永远用卡，用现金的永远就现金，否则一旦混在一起几乎是不可能分开的。最后，用现金支付的票据，单独存放，这些需要根据每一个票据录入，而不至于将银行和公司信用卡付的也一起重复记录。曾经有个客户说一直会计告诉他是亏损，但他知道自己挣 钱，而且愿意交税，但会计说你是亏损。后来客户怕带来麻烦，所以换会计了。我看了一眼报表，问你大概每个月毛收入是xx对吗？他说对。然后我问你每个月买材料 大概是 XX对吗？他说不对没这么多。于是就知道问题出在哪里了。因为会计在做银行的时候，将这些费用都记录一次。而看到收据invoice的时候，又记了一次。所以很多是重复记录。这也是我看到bookkeeper记录的最大问题，看到东西来就记了。当不同方式支付的都混在一起没有注明的时候，再要分开几乎是不可能的事了，所以任何事情都要先计划。不考虑事后的 reconciliation，bookkeeping的时间可能增加五倍 甚至十倍。也就是说，你要懂，才能计划，你要计划，才能避免后面的麻烦。

 

[小雷音]

你们那里很便宜了
我的会计1800
bookkeeper 3200
就是你怎么知道出错的呢？
我表示看不懂他们的工作了

错的很可能不是会计是bookkeeping， compilation 现在基本1500起了。600的最多只是按bookkeeping给的trial balance 直接报税不会作任何调整，而且不可能是cpa firm。不过经常乱做的反而给客户多退税，比方我见过有非CPA给客户将PST都弄在 GST里退回来的都有，还退了很多年税局也不查。所以，也不见得没有好处。

 

[小雷音]

有些基本的东西都搞错，加减法都算错，太不上心，所有的报表在提交之前我都要求review，有些基本的数字加加减减还是明白的，但就是这些都搞错，真怕在复杂的报税搞错，感觉1700就是1，2天的事，把发票贴的整整齐齐，数字就是一堆浆糊，然后会计把东西往软件里一输，就齐活。

抱歉我看错了，以为会计和bookkeeper是两个不同的人

 

[bigblackapple]

记下来慢慢看