开个贴说bookkeeping，很多小业主关心的

[小雷音]

前面都是抽象部分，明天有空进入具体部分

 

[wgwt]

抱歉我看错了，以为会计和bookkeeper是两个不同的人

就是两个人，没错

 

[小雷音]

就是两个人，没错

啊，那分赃不均啊

 

[wgwt]

啊，那分赃不均啊

反正没一个上心，就是把我往沟里带。买保险，。。再开一个holding公司等等，简单粗暴，就是把公司的钱交给他们打理。

 

[风中凌乱的男子]

所以，没事别开有限责任公司！
等到盈利上了规模再请会计，真正有加拿大业务经验的会计。
别的国家经验，在加拿大不一定适用。

 

[勤快银]

mark 好贴

 

[小雷音]

反正没一个上心，就是把我往沟里带。买保险，。。再开一个holding公司等等，简单粗暴，就是把公司的钱交给他们打理。

是的，经常有人咨询说有会计建议开多一个公司等

 

[小雷音]

所以，没事别开有限责任公司！
等到盈利上了规模再请会计，真正有加拿大业务经验的会计。
别的国家经验，在加拿大不一定适用。

这个就未必了，等上了规模再incorporation，涉及85 rolling over，花钱更多。规划越早越好，要看具体情况。但不要问不切实际的问题，以为请一个贵的会计可以少交税，上来什么都没有，就问如何省税。其实便宜的会计交的也可能更少，如我前面举例的，将PST都给你当GST退回来的，这个估计有牌的不会有人做。当然，我也见过mnp明显出错给人多交一万多的税。所以看运气吧

 

[风中凌乱的男子]

这个就未必了，等上了规模再incorporation，涉及85 rolling over，花钱更多。规划越早越好，要看具体情况。但不要问不切实际的问题，以为请一个贵的会计可以少交税，上来什么都没有，就问如何省税。其实便宜的会计交的也可能更少，如我前面举例的，将PST都给你当GST退回来的，这个估计有牌的不会有人做。当然，我也见过mnp明显出错给人多交一万多的税。所以看运气吧

所有，有心 做生意的人都应该学习基本的税法、基本的会计知识。因为生意的本质就是，资金的管理

 

[小小喇叭]

你们的会计都便宜，我们的要 4000， 只做年终的报税，每次还要求把 bank reconciliation 给他们，而且拿去了，从来不还回来。总之感觉就是价高质次。

 

[小雷音]

你们的会计都便宜，我们的要 4000， 只做年终的报税，每次还要求把 bank reconciliation 给他们，而且拿去了，从来不还回来。总之感觉就是价高质次。

这说明你税务复杂啊。这些东西所有会计都会要的，只是我一般只要电子版的。前两天有个客户有两个公司，没有bank rec，我要求将所有银行最少最后一个月的statement提供，这样我知道银行能否 rec,结果人家死活不给，我说不给我无法估计我要使用的时间无法报价。人家还是不给，只想知道价格，我就只好放弃了，因为嫌麻烦不愿意提供资料首先是个red flag。很多时候，大部分的时间是用来搜集齐资料，比干活花的更多。

 

[0706]

感谢楼主分享

 

[xinhaigui]

非常好的帖子，很实用。

 

[wgwt]

你们的会计都便宜，我们的要 4000， 只做年终的报税，每次还要求把 bank reconciliation 给他们，而且拿去了，从来不还回来。总之感觉就是价高质次。

说明买卖做的大。

 

[小小喇叭]

这说明你税务复杂啊。这些东西所有会计都会要的，只是我一般只要电子版的。前两天有个客户有两个公司，没有bank rec，我要求将所有银行最少最后一个月的statement提供，这样我知道银行能否 rec,结果人家死活不给，我说不给我无法估计我要使用的时间无法报价。人家还是不给，只想知道价格，我就只好放弃了，因为嫌麻烦不愿意提供资料首先是个red flag。很多时候，大部分的时间是用来搜集齐资料，比干活花的更多。

不复杂，有一个公司每个月就两笔支出，一个是电话座机，一个是电话手机，没有收入，会计一样收三千多，这个公司留着是老板想做房屋中介，可是又没有交易，光交钱给那个管理机构了。

很小的公司，对一个月的银行账单一般半小时就做完了。我们有那个 Sage 软件，进出的帐都输入了，每个月我们还要完成 bank rec， 他们年底报税每次都要求 bank rec， 还做的那么慢，要钱那么多。

 

[小小喇叭]

说明买卖做的大。

买卖非常小，而且越来越小，但是会计的收费一直那么高。

 

[小雷音]

具体建议：
每一个支付账户：
1.下载所有银行对账单, 所有银行都会提供csv格式的,哪怕你没有开通estatement,你仍然可以下载 csv格式. 下载全年(你自己的会计年度的). 不知道这个功能的同学可以尝试 找一下.有时候让客户下载文件真是比登天还行,有的下载的几个银行的串在一起,缺头少尾,但这种非常简单的事情做一次就知道了. 不愿意做的不是技术问题,而是往往没有认真做事的习惯. 注意这个只是data entry可以省很多工夫, 而不能替代官式的statement,你还需要保存和提供正式的estatement,因为那个才能document你的交易和余额不说,还有支票的影印件.

2.注意这个csv文件在很多银行都只提供90天的,(也有的提供1年或以上的_. 所以要每两三个月至少下载一次,不然就可能没有了.

3.将每次下载的文件都连在一起,不要overlap,也不是miss中间某一段,放在一起后用公式测试,确认 期初加减发生额等于期末,就表明没有出错. 很多只知道data entry,从来不管对错.思维习惯是训练出来,不是天生的. 形成好的工作习惯,做事才会有效率.

4. 加上一栏写account名称,这个你确认的时候才写,不确定的时候宁可空着也不要乱填. 注意bookkeeping的主要工作是整理，为报表准备，而不是为了显得自己记得多

5. 再加上一栏写GST. 这样所有的总的金额中含有GST的,你可以在这一栏标出GST的金额.这一部分你也可以不做,因为客户做的错误太大,弄不好导致全部文件不可用. 没有税务知识的情况下,你如果按你看到的去输入往往是错的. 我见过太多客户的bookkeeper要自己做,结果都是无用功.当错误达到50%以上,还能怎么样. 比方付租金,是每月合同有的,你没看到GST不表示没有,你需要有税务知识才能去判断. 为了有效率,我们跟real time的是不一样的, 一般都是用simplified method去计算GST, 但你没有足够的GST知识很难做到,可以填写你确定的,空出你不确定的, 千万不要尝试自己用公式去算GST. 很多人将没有GST的项目都算了GST,也有很多客户将PST混在一起.

6. 收入中有收PST的，可以另设一栏标出PST，注意只是收入的PST. 很多客户请的bookkeeper将所有买 东西的PST都单独加一栏标出来，完全是无用功，但老板会想着这么多时间如果会计做得收更多更多钱啊。其实不是的，不要只是考虑便宜，要考虑有效。比方会计一笔笔手工输入的银行交易，而且还错漏很多，其实几乎可以不用花时间而且准确，如果你能按时下载csv格式的。这个格式可直接用于excel.

7. 不要试图将资料导入软件，软件的有效是real time的那种，发invoice，收钱等.对于back work的，灵活性差，批量工作能力有限。

8。直接在excel里，用filer功能可批次处理。如果你不知道如何按account分类不要紧。你可以另加一栏note，在这里标出你认为一致性的东西。比方你不知道T&T买 菜的能否作为费用，就直接将所有含T&T和其他grocery的标出来，写上grocery store，这样会计就可以filter出你标出的grocery store,一次性处理。见过无数bookkeeper将大量个人费用(占金额可能不一定很大，但是占交易数量占30%以上比例）计入相关费用，增加不必要的麻烦。做好能力范围内的事，比试图做能力范围外的事有用。不知道的就等会计去判断。

9。不要自创科目。这也是很头疼的。很多客户自己找的bookkeeper设置一堆不存在的科目。比方设个费用科目叫tax等，根本不知道什么是balance sheet科目，也不知道什么是P&L科目，就开始瞎设科目了。

10。转入公司其他银行账户或公司信用卡账户的，可设一个transfer科目，这样当所有的账户的账都记完的时候，这个科目的正确余额应该为零。

11，尽量少用栏目，将借贷方合并为一栏，借方为正数，贷方为负数，这样省很多事。放在一栏，每一行都有数字，处理起来看起来都容易得多。本来就只是正负数字，性质没有任何不同，只是为了大家容易理解才分开两栏罢了。

12。所有不确定想另加说明的部分，可以在主要栏目外的其他栏目中说明，不要影响其他栏目。也就是在合适的地方做合适的事。在不破坏数据的大前提下提供详细信息。

在将资料提供给会计前，再看一眼平衡关系。任何平衡关系错误的都无法进行，但90%的客户自己做的送来的东西是不平衡的，只是很简单的加减法，这是我不能理解的。

 

[小雷音]

对于非公司银行和信用卡交易的项目，另外存放和记录，记录方式除了没有下载的csv，要自己记excel外，其他没有任何不同。很多人记的这部分是在银行和信用卡已有的，这是最麻烦的，因为要知道哪些重复哪些不重复，对于会计来说，是不可能完成的任务。所以，不要看着这些票据长得差不多就放在一起，要按支付方式来分开记录。

任何时候，不要用withdraw cash来记录费用。很多人说取500刀是公司费用。不是的，股东取钱的不管出于什么目的都只是取钱，取钱的交易不是发生费用。只是shareholder loan。等你拿这个钱去买 了公司要用的服务和产品后，才能入相关费用。而这部分因为不直接在公司的银行体现，是在cash里体现的，记账的依据是你用cash支付的收据。而这个cash科目，你怎么叫都可以，事实上是shareholder loan。因为现金不可能象以前国企一样有个保险箱放着，定期盘点，且有人监督。

 

[小雷音]

还可以说很多，但我有些懒了，能做到上面的就很好了

 

[小雷音]

上面是我常用的一个格式，所有的东西都在一个spreadsheet上，做完trial balance会自动生成。当然，如何生成就是会计的事了。如果你excel强的话，也许能搞定。强不是指会制作图表用公式这些，以前老板也是天天逼我培训，我说学会使用这些工具只是五分钟的事，但是如何用简单的工具输入你要的结果是另外一回事，你需要有其他能力。

这个表中，客户不要自己试图做对所有account的信息，不确定的空着，错的多了反而会导致所有的内容不可用。